Dane o stanie zdrowia pacjenta oraz przebieg jego leczenia są danymi wrażliwymi, które muszą być odpowiednio przechowywane, aby nikt nie powołany nie miał do nich wglądu. Placówki medyczne przetrzymują te informacje w szczególnych przypadkach nawet 30 lat. Muszą jednak robić to w odpowiedni sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
Dokumentacja medyczna ma kluczowe znaczenie w leczeniu pacjentów, ponieważ umożliwia wgląd do dotychczas wykonywanych badań, podawanych leków itp. Każda szpital, przychodnia oraz innego rodzaju placówka medyczna zobowiązana jest do gromadzenie i przechowywania tych informacji. Musi być ona prowadzona zgodnie z przepisami prawa. Podmiot, na którym ciąży obowiązek jej przechowywania musi zadbać o odpowiednie do tego warunki, aby nie uległa ona zniszczeniu, uszkodzeniu lub zgubieniu.
Obecnie papierowe dokumenty sukcesywnie zastępowane są ich wersją elektroniczną, która jest zdecydowanie łatwiejsza do jej gromadzenia, ze względu na fakt, że nie trzeba szukać bezpiecznego miejsca na tony dokumentów. Dlatego coraz bardziej popularna staje się elektroniczna kartoteka pacjenta. Jest to nowoczesne oprogramowanie, które chronione jest najlepszymi zabezpieczeniami antywirusowymi. Jej przeglądanie oraz wyszukiwanie potrzebnych informacji jest bardzo proste i szybkie. Zdecydowanie ułatwia to pracę w każdej przychodni oraz gabinecie lekarskim, dlatego jej popularność stale rośnie.
