Zarówno w pracy, jak i w placówkach służby zdrowia, spotkać się można z pojęciem danych osobowych. Ich ochrona ustanowiona jest przez prawo, dlatego też powinny być one przechowywane w taki sposób, by nie dostały się w posiadanie osób trzecich, zabezpieczyć je przed przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, a także by nie uległy zniszczeniu, bądź uszkodzeniu. W jaki sposób powinno się przechowywać kartoteki?
Nie ustalono odgórnie, środków technicznych zabezpieczenia akt osobowych, które przechowywane są w formie papierowej. Pracodawca może skorzystać z każdego rozwiązania, byle informacje były odpowiednio i dobrze zabezpieczone. W tym celu warto zaopatrzyć biuro w szafki na kartoteki, bądź specjalistyczne metalowe szafy.
Teczki, które zawierają dane osobowe, powinny być przechowywane w zamykanych szafach – dostęp do nich powinni mieć wyłącznie określeni pracownicy. Szafy z kartotekami mogą znajdować się w osobnych pomieszczeniach. Zaleca się, by dostęp do nich był zabezpieczony np. kluczem, bądź rozwiązaniami elektronicznymi wymagającymi podania kodu dostępu.
W celu zabezpieczenia kartotek zaleca się również zastosowanie systemów alarmowych, służby ochrony, czy systemu monitoringu.
Warto pamiętać, iż pracodawca, który naruszy obowiązek zabezpieczenia danych osobowych, nawet w sposób nieumyślny, np. udostępni je osobom niepowołanym, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności, a także pozbawienia wolności do 2 lat. Dane osobowe pracowników, bądź np. pacjentów, powinny być zatem bezwzględnie chronione.
